省国资经营公司总部档案规范化管理工作取得显著成效

近年来,省国资经营公司高度重视公司档案规范化管理工作,公司总部强化系统化管理,工作推进保障有力,在档案管理标准化、制度化、电子化建设,档案管理规范化建设方面取得了显著成效。

一是建立形成管理工作机制。公司班子高度重视档案管理工作,为促进公司档案工作的高效运转,成立了以公司董事长为组长,总经理为副组长,各部门分管领导为成员的档案工作领导小组,明确了档案工作领导小组成员、办公室成员、公司档案工作网络管理,以及其工作职责,形成了上下联动、统一高效的档案工作组织领导体系。

二是构建形成档案规范制度。公司不断完善档案管理各项规章制度,先后出台了《档案管理工作手册》、《档案安全管理应急预案》、《档案利用管理办法》、《电子文件归档和电子档案管理办法》等各类共14项档案管理制度,确保档案管理各项工作有章可循、有据可依,有效引领和保障了省国资经营公司档案管理规范化建设。

三是系统推进规范化建设。为规范省国资经营公司档案归档范围和档案收集工作,公司制定《关于规范省国资经营公司档案管理及建立内部档案数据库的方案》,剖析了公司档案工作的现状,明确了档案工作的奋斗目标,确定了档案规范化建设的指导思想。然后根据方案要求高效的开展工作,相继印发了《关于做好公司1999-2020年度档案文件材料收集工作的通知》、《关于进一步做好公司文件材料收集归档工作的通知》等文件,明确了公司档案的归档范围和收集要求。同时着手筹备省国资经营公司档案省级认定管理工作,有力提升了公司的档案管理规范化水平。

四是完成规范管理基础保障。公司建立了一支由专职档案员为主,各部门、各下属企业兼职档案员为辅的档案工作队伍。专职档案员全面负责公司档案管理工作,兼职档案员协同做好本部门的档案管理工作。公司不断加大资金投入,配备了档案柜、电脑、复印机、扫描仪、装订机、缝纫机、吸尘器、加湿器、湿温度测试仪,并安装了防盗门,另配备有灭火器、监视器、防光窗帘等。目前,档案室设施设备基本齐全,具备了防火、防潮、防尘、防光、防霉、防虫、防盗等功能,并完成了档案标识上柜、档案制度上墙。

五是全面提升专兼职人员素质。全过程加大档案管理工作人员日常工作中的培训力度,省国资经营公司出台了《2021年度档案工作学习方案》,通过采取一系列的措施,例如一对一指导,现场实操示范、网络平台信息分享交流、参加档案继续教育学习、邀请专家授课等方式,加强了档案工作人员的职业素质和业务能力。

六是实现档案信息化管理。为实现公司信息规范化管理,建立公司的档案数据库,公司采购了符合要求的网络版档案管理系统和OA办公系统,实现电子文档的在线归档,提高档案查阅与利用的便捷性,有效保证了纸质档案的安全性和完整性。公司加强存量档案数字化,完成了所有归档档案的数字化工作,完成了公司的档案数据库建设,并已全部挂接档案系统。目前档案系统已存储文件条目14139条,案卷条目1833件,电子文件15222件,存储容量271.1G。通过档案数字化建设,提高了档案管理利用的质量和效率。

七是积极探索档案综合利用。为提高省国资经营公司档案管理和查询的工作效率,充分发挥电子档案的便利化优势,结合公司办公自动化建设,在档案管理系统内,将档案按要求进行分类梳理后,挂接全部电子数据,供各部门查询和使用,员工可用通过档案管理系统,“足不出户”即可在系统新萄京娱乐场在线投注自行检索所需文件,提交申请审批之后即可进行查阅,公司数字档案资源得到了充分利用。公司通过档案编研利用促进档案管理工作,建立完善了管理类归档文件目录,共计7盒,22册;业务档案全引目录10盒,25册;会计档案目录3盒,9册,特殊载体归档目录1盒3册。在档案的利用方面,档案室积极主动提供资料,极大提高了工作效率。

虽然省国资经营公司在档案管理规范化上取得了一些成绩,但是对标档案管理工作的要求和标准,对标档案管理工作走在前列的公司,还有很多需要完善和提升的地方。下一步,省国资经营公司将继续以档案管理规范化为重点,以数字化为抓手,多措并举,努力开创省国资经营公司档案管理工作新局面。